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1、首先,明确一点观点,任何经过人为打印/复印出来且未经原始记录载体复制的文献资料,不论是否有原件,都被称为“复印件”;而任何以电子形式被存储下来的文献资料,不论是第一次录入还是二次录入(扫描或者数字化),被称为“电子版”。 本文讨论的对象除特殊说明外均为“复印件”而不是“原件”。(注:本题题目中“有原件”应该是指档案中的底根,并非指首印件)

2、目前,我国法律对电子文件的界定,主要包括了以下两个方面: 第一、电子文件是产生于计算机硬盘或外存贮器中的一个磁盘阵列上,通过软件运行和处理形成的一种新形态的文件。 第二、电子文件是一种以数码形式存储的信息,是以电子方法进行设计、编辑、存储和传播的信息。

3、根据以上两个定义可以得出如下结论: 以计算机和互联网为主要载体的电子文件,作为一种新兴的信息传播方式,其出现时间虽然不长,但发展迅速。 电子文件的传输、交换和共享,不再受地理区域和气候条件的限制,无论昼夜,不管寒暑,只要打开电脑,即可轻松实现。正是由于电子文件的上述特点,使其在日常工作和生活中越来越受欢迎。

4 、《档案法》第二十三条对档案的利用做出了规定: “国家档案馆应当积极推广应用现代化科学技术,加强自动化、网络化建设,不断提高档案管理水平和能力,充分发挥档案的作用。 任何单位和个人可以利用电子文件的形式,通过网络查阅或者复印。 ”

5 、《档案法规汇编》收录的《电子公文归档管理规范》对国家电子文书的归档做了明确规定: “列入归档范围的电子公文及其有关附件,应当一并存入档案。对于无法与原始公文一并保存的电子公文,应当单独存档,并以适当方式标记,作为案卷构成部分予以保存和利用。 电子公文的归档要求与传统纸质公文的归档要求基本相同。 ”同时该规范还就电子公文中容易出错的地方提出了注意点,可供参考。

6 、实践中,存在一种错误的做法:将需要归档电子文件直接进行打印后加盖印章作为首次呈报件提交。这是一种不符合规定的做法,因为这样做可能会造成电子文件的遗失,也使日后查找时出现困难。 正确的做法应该是:先建立电子文件的收集制度确保电子文件的全面收集;然后,在合适的设备上采用恰当的备份方案保证电子文件的可靠性;最后,定期对电子文件进行整理归档,并严格按照档案管理的有关规定进行保管和提供利用。

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